Từ "biên bản" trong tiếng Việt có nghĩa là một loại giấy tờ được sử dụng để ghi chép lại quá trình xảy ra hoặc kết quả của một sự việc nào đó. Từ này được cấu thành từ hai phần: "biên" có nghĩa là ghi chép, và "bản" có nghĩa là bản viết.
Giấy ghi chép quá trình xảy ra hoặc kết quả điều tra một sự việc: Ví dụ, khi một vụ tai nạn giao thông xảy ra, công an sẽ lập biên bản để ghi lại các thông tin cần thiết như thời gian, địa điểm, và tình trạng của các bên liên quan.
Tờ ghi chép quá trình diễn biến của một buổi họp hoặc của một hội nghị: Trong các buổi họp, ban thư ký thường có nhiệm vụ ghi lại nội dung của cuộc họp để lưu trữ và tham khảo sau này.